Toutes les entreprises quelles qu’elles soient, font appel à des moyens de transport dans le cadre de leurs activitées. La plupart du temps il s’agit de véhicules automobiles dit d’entreprise ou VE (ils ne possèdent que deux ou trois places assises à l’avant). Mais certaines d’entre elles utilisent aussi, outre les véhicules personnels (VP) de leurs salariés ou dirigeants, d’autres moyens de transport tel que le train, l’avion ou plus rarement le bateau pour les déplacements professionnels de leurs personnels.
Aussi convient-il de mettre au clair certaines notions sur les déplacements pour leur imputation au plan comptable.
Définition et domaine d’application des déplacements professionnels
Les déplacements professionnels rentrent dans le cadre plus large des frais professionnels dont les principaux textes de référence sont : la circulaire Acoss n°2005 – 129 du 6 septembre 2005 et circulaire interministérielle N°DSS/DGT/5B/2009/30 du 28 janvier 2009. Est considéré comme déplacement professionnel : tous trajets effectués en dehors de l’entreprise ayant pour point de départ et de retour celle-ci, et pour motif EXCLUSIF la participation à ses activités et la garantie de ses intérêts.
Ces déplacements peuvent avoir un caractère régulier et être liés au poste de travail. Citons comme exemple : la livraison de marchandises et matériels, la visite de clientèle (VRP…), les travaux effectués en extérieur par des salariés ou des artisans, etc. Dans la plupart de ses cas de figure (à l’exclusion possible des VRP) les moyens de transport utilisés sont des véhicules automobiles appartenant en propre à la société ou loués par elle. Les déplacements peuvent aussi être dit exceptionnels car n’étant pas liés formellement au poste de travail.
Il peut s’agir de : stage de formation obligatoire, RDV du comptable à l’agence régionale d’une banque pour une négociation, déplacement sur un salon ou un séminaire… La plupart du temps les trajets sont effectués en véhicule personnel et DOIVENT (obligation légale) donner lieu à indemnisation s’il s’agit d’un salarié.
Les différents moyens de transport pour déplacements professionnels
Avant tout précisons que le choix du moyen de transport est de la compétence exclusive du chef d’entreprise. Avec toutefois quelques règles à respecter. Un dirigeant ne peut imposer à son salarié l’usage de son véhicule personnel (son accord est nécessaire), et le moyen de transport choisi doit être adapté à l’état physique de celui-ci.
Schématiquement et pour ce qui concerne les salariés (et les dirigeants et associés), l’on peut considérer deux grandes catégories de moyens de transport.
- Les moyens de transport ouvrant droit aux Indemnités Kilométriques selon le Barème officiel. Ce sont d’après la loi les véhicules personnels automobiles, les motos, les scooters, les cyclomoteurs immatriculés. Il est à noter que suite à l’expérimentation positive d’un défraiement kilométrique, des déplacements domicile-travail à vélos par l’ADEME en 2014, le système sera probablement généralisé en 2015. L’extension au déplacement professionnel sera alors aussi possible.
- Tous les autres moyens de transport (taxis, métro, train, avion, bateau) doivent être : soit réservés et réglés par l’entreprise, soit indemnisés sur justificatifs et sur une base des frais réels avancés par le salarié, ou le dirigeant. Et ce en respectant la règle de proportionnalité par rapport au chiffre d’affaires.
Les imputations comptables des déplacements professionnels
Sur le plan comptable les frais de transport tels que les Indemnités Kilométriques, mais aussi l’achat des titres de l’aérien, du ferroviaire ou du maritime, sont débités du compte 6251 « Voyages et déplacements ». Par contre si les frais de déplacement inclus d’autres coûts (nourriture, logement…), c’est alors le compte 6256 « Missions » qui est concerné. Enfin pour mémoire le débit des sommes destinées au remboursement des frais de déplacements domicile-travail sont portées sur le compte 647 « Autres charges sociales ».
Le créditement diffère en fonction du destinataire des versements.
- Lorsqu’il s’agit d’un salarié, le compte créditeur est le 421 « Personnel-Rémunération dues » ou le 423 « Notes de frais ».
- Pour les dirigeants c’est le compte 467 « Autres comptes créditeurs ou débiteurs » qui est concerné.
- Lorsqu’il s’agit d’un associé, le créditement s’effectue sur le compte 455 « Associés-Comptes Courants ».
- Enfin pour les exploitants en entreprises individuelles, l’on porte au crédit du compte 108 « Compte de l’exploitant.