Un entrepreneur individuel, quel que soit son statut : commerçant, artisan ou profession libérale, engage des frais pour exercer son activité. Il a en conséquence le droit de les déduire de son chiffre d’affaires brut, pour éviter d’avoir à payer des charges sociales et des impôts dessus. Dans son cas et concernant ses frais de transport, plusieurs options s’offrent à lui : forfait, frais réels ou Indemnités Kilométriques (IK en abrégé), que nous allons examiner plus avant.Simplifiez la gestion de vos indemnités kilométriques avec Ikmanager.com

Petits rappels des notions de base

Avant tout réappelons qu’une entreprise individuelle n’a pas de personnalité morale contrairement à une société. C’est le chef d’entreprise qui assure l’ensemble des aléas et conséquences de sa gestion sur ses biens propres (avec toutefois quelques limites). D’autre part le chiffre d’affaires qu’il génère, une fois retiré l’ensemble des frais et charges sociales, est soumis à l’impôt sur le revenu. Au niveau du statut fiscal deux cas de figure sont possibles :

  • l’auto-entreprise et la micro-entreprise avec : soit un prélèvement libératoire, soit un abattement forfaitaire sur le CA avant payement de l’impôt sur le revenu. Dans ces deux cas l’administration fiscale procède arbitrairement et la prise en compte des frais n’a pas lieu d’être.
  • l’entreprise classique avec un régime fiscal réel ou réel simplifié qui impose de tenir une comptabilité stricte et de prendre en compte l’ensemble des frais engagés pour l’exercice de l’activité.

C’est ce dernier régime qui nous intéresse ici, dans le cadre général des frais de déplacement et plus particulièrement des IK.

Les différentes options comptables

En règle générale un entrepreneur possède : soit un véhicule personnel qu’il utilise occasionnellement pour exercer son activité (mais régulièrement pour le trajet domicile-travail), soit un véhicule dit de société (deux places assises seulement) acheter pour exercer son activité. C’est par exemple le cas d’un artisan du BTP ou d’un agent commercial. Ceux-ci pourront alors passer l’achat de ce véhicule en amortissement (avec récupération de TVA), et son utilisation en frais réels avec justificatif (carburant, entretien, réparations, parking, péage, assurance auto). Par contre s’il s’agit d’un véhicule personnel, l’entrepreneur devra utiliser le barème officiel des indemnités kilométriques 2018 pour calculer ses frais déductibles du chiffre d’affaires. Dans les deux cas celui-ci devra évaluer (et justifier par tous moyens laissés à sa discrétion) la part d’utilisation professionnelle et celle de l’usage privé. À titre purement informatif, un commerçant (lieux de vente fixes) pourra évaluer à 20% la part professionnelle (sauf s’il est en mesure de la justifier), alors qu’un artisan du BTP (itinérant par définition) l’évaluera à 80%.

Modalité de mise en œuvre des IK

Rappelons avant tout les règles d’imputation des Indemnités Kilométrique.

  • Elles ne s’appliquent qu’à l’usage exclusif du véhicule pour l’exercice de l’activité professionnelle. À cela il convient de mettre un bémol concernant le trajet domicile travail. Celui-ci peut être déductible sous réserve encore une fois, de justificatifs et de ne pas dépasser une quarantaine de kilomètres.
  • En prévision d’un éventuel contrôle par l’administration fiscale, il convient de tenir une comptabilité détaillée s’appuyant sur des preuves telles que factures, relevés de banque, etc.

Rappelons enfin qu’en cas de contrôle révélant un défraiement indu sur le CA, les impôts procéderont à un redressement (éventuellement avec pénalités) et l’URSSAF opérera de même.

L’imputation des IK au plan comptable

La comptabilisation des IK d’une entreprise individuelle, s’effectue en débitant le compte n° 6251 « Voyages et déplacements » et en créditant le compte n° 108 « Compte de l’exploitant ». Il est à noter que l’entrepreneur individuel aura tout intérêts à faire appel à un cabinet d’expertise comptable, qui pour quelques dizaines ou centaines d’euro mensuel assurera et sécurisera la comptabilité de l’entreprise. D’autre part rappelons que l’adhésion à une association de gestion agréée (AGA) ou un centre de gestion agréé (CGA) évite le payement de la majoration de 25% du bénéfice imposable.