La très grande majorité des chefs d’entreprises exercent une part importante de leurs activités professionnelles en extérieur (visites de chantiers ou de clientèles, présence à des séminaires, visites d’annexes…). Avec pour conséquences des frais de déplacement (mais aussi de nourriture, d’hébergement et de représentation) bien souvent assumés sur leur argent personnel, ou en utilisant leur véhicule privé. Ont-ils pour autant le droit à s’indemniser sur leur entreprise ? Ou comme on l’entend encore trop souvent dans la bouche de certains syndicalistes à l’honnêteté intellectuelle douteuse : « à piocher dans la caisse ».Simplifiez la gestion de vos indemnités kilométriques avec Ikmanager.com

Ce que dit la loi

Un dirigeant d’entreprise ou un associé, sont parfaitement fondés à se faire rembourser les sommes personnelles qu’ils engagent pour l’exercice de leurs activités. Il en va de même pour les moyens personnels qu’ils sont susceptibles d’utiliser. Et donc de s’attribuer des Indemnités Kilométriques (IK en abrégé) sur leur entreprise. Pour autant le législateur a très fortement encadré cette pratique pour éviter les dérives. Un certain nombre de critères sont à retenir pour pouvoir procéder à ces remboursements

  • Les frais engagés doivent l’être dans le strict cadre de l’activité professionnelle et bénéficier à l’entreprise.
  • Le principe de proportionnalité entre les frais engagés et le chiffre d’affaires doit s’appliquer. À défaut il y aura requalification de frais professionnels en charges somptuaires, le plus souvent non déductibles.
  • Lorsqu’il y a usage d’un bien privé (véhicule, mais aussi bien immobilier, yacht…) pour l’exercice professionnel, la part d’usage professionnel doit être strictement calculée et justifiée. Il est vivement conseillé si l’on souhaite utiliser ce type de bien au profit de son entreprise, de s’entendre préalablement avec son contrôleur fiscal (en lui démontrant la pertinence du choix).

Les erreurs à éviter

La principale est la confusion (la plupart du temps involontaire) entre usage privé et professionnel (essentiellement du véhicule). Par définition un dirigeant d’entreprise n’a pas de coupure nette entre sa vie privée et ses fonctions professionnelles. En conséquence il lui est difficile de quantifier les parts d’usage réciproque. C’est la raison pour laquelle nombres de dirigeants renoncent aux IK, par peur de « l’abus de bien social ».

La seconde erreur consiste à vouloir récupérer à tout prix les sommes engagées, en ne respectant pas les règles d’attribution ni le Barème des Indemnités Kilométriques de l’administration. Le fait de « gonfler » artificiellement le kilométrage parcouru, pour y englober les frais de parking, de péage ou de repas est une très mauvaise solution. Les services fiscaux sont en effet en mesure d’évaluer très précisément ce kilométrage en fonction de leurs bases de données (type d’entreprise, localisation, CA, concurrents, etc.). La bonne solution consiste à comptabiliser en fonction des types de dépenses s’appuyant sur des justificatifs

Comptabilisation des IK pour les dirigeants et associés

Les frais de déplacement (IK ou frais réels, mais uniquement de transports) des dirigeants comme des associés doivent être portés au débit du compte 6251 « Voyages et déplacements ». Le compte créditeur étant le 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs », s’agissant d’un dirigeant de société ; le 455 « Associés-Comptes Courants » s’il s’agit d’un associé, et le 108 « Compte de l’exploitant » s’il s’agit d’un chef d’entreprise individuelle.