Avant tout il convient de s’opposer à un abus de langage récurrent de la part de grandes sociétés (SNCF ou La Poste pour ne pas les citer), et ce malgré plusieurs mises au point des tribunaux. Un Agent Commercial (AC en abrégé) est un professionnel libéral entièrement indépendant et sans lien de subordination avec son mandant.Simplifiez la gestion de vos indemnités kilométriques avec Ikmanager.com

Ce n’est donc en aucun cas un salarié, mais une entreprise individuelle (ou une personne morale) mandataire qui conclu un contrat de type commercial avec une autre entreprise (le mandant), en vue de développer la vente des produits et services proposés. Et ce sur une zone géographique déterminée. Enfin l’AC est inscrit sur le registre spécial des AC du Tribunal de Commerce de son domicile.

La facturation des frais professionnels de l’AC à son mandant

Le principe général d’un contrat d’AC avec un mandant, est la facturation de commissions sur les opérations de ventes (éventuellement d’études de marché). Ces commissions doivent couvrir l’ensemble des frais, charges, impôts et bénéfices de l’AC. Au même titre que n’importe quelles professions libérales qui facturent une somme globale.

Pour autant le contrat liant l’Agent à son mandant est ouvert, et peut prévoir en plus des commissions un défraiement forfaitaire ou réel (dument justifié et facturé) pour tout ou partie des coûts engagés pour l’exécution de la mission (documents commerciaux, location de stand sur une foire…). Les déplacements en clientèle étant la raison d’être de l’AC, les frais engendrés (Indemnités Kilométriques) doivent en principe être inclus dans le calcul du taux de commissions. À ce propos il convient de signaler une pratique qui est régulièrement condamnée par les tribunaux.

Il s’agit de celle consistant pour le mandataire à mettre à disposition un véhicule de fonction de l’AC (ou tout autres avantages tels que : téléphone, ordinateur, local…). Dans ce cas il y a abus de bien social pour le mandataire et requalification du contrat d’AC en contrat de travail.

Par contre l’AC peut accepter (moyennant facturation du service) la pose de la publicité de son mandant sur son véhicule personnel. Quoi qu’il en soit, entre un mandataire et son mandant il ne doit y avoir aucun avantage en nature, sans compensations financières.

Les frais de déplacement dans la comptabilité d’un agent commercial

Un Agent Commercial peut être : soit sous statut de travailleur indépendant (profession libérale réglementée), soit s’il s’associe avec d’autres collègues, créer une société de droit moral. Dans ce dernier cas la facturation et l’imputation comptable des frais de déplacement sont du ressort de la société.
Pour le cas d’un exercice en libéral (BNC) et si le statut fiscal est la déclaration réelle, l’imputation se fait sur la base du plan comptable d’une entreprise individuelle. L’on débite le compte 6251 « Voyage et déplacement » et l’on crédite le compte 108 « Compte de l’exploitant ».

Pour autant le statut d’Agent Commercial permet de se limiter à la tenue d’un journal des dépenses et des recettes si le CA n’est pas important, et s’il n’y a pas de complexité de gestion (salariés ou sous-agent).