Au même titre que toutes les dépenses (et naturellement les recettes) engagées par une entreprise de type sociétal, les Indemnités Kilométriques (IK en abrégé) doivent être comptabilisées. Pour cela il est nécessaire de connaitre les conditions d’octroi des IK, mais aussi les postes d’imputation du plan comptable.Simplifiez la gestion de vos indemnités kilométriques avec Ikmanager.com

Petits rappels sur les Indemnités Kilométriques

Les IK sont des dédommagements accordés à un membre d’une entreprise pour l’utilisation de son véhicule automobile personnel dans le cadre de son activité professionnelle. L’on entend par membre d’une entreprise, une personne qui œuvre au profit de celle-ci et qui est en lien juridique avec elle. Ce peut être : un salarié, un dirigeant ou un associé. Le véhicule automobile peut être une auto, une moto ou un cyclomoteur. Il est à noter que suite à une expérimentation de l’ADEME en 2014 auprès d’un panel de salariés, des défraiements pour l’utilisation de vélos dans le cadre des déplacements domicile-travail seront probablement généralisés en 2015. Il n’est donc pas inenvisageable que les vélos rentrent aussi bientôt dans le Barème des IK pour déplacements professionnels.

Les règles légales pour l’imputation comptable des IK

À défaut de les voir requalifier en salaire ou prime (avec les imputations des charges correspondantes) il est indispensable de respecter le cadre d’attribution des IK.

  • Elles doivent indemniser un trajet effectué dans le cadre de l’activité professionnelle du requérant et être profitable à l’entreprise.
  • L’usage du véhicule personnel doit découler de l’absence d’une autre solution (véhicule d’entreprise absent ou indisponible).
  • Il doit exister une fiche individuelle pour chaque personnel détaillant : les dates et heures, les destinations, les trajets, le kilométrage et les informations sur le véhicule (immatriculation et puissance fiscale).
  • Le point de départ du déplacement doit être l’adresse de l’entreprise et en aucun cas celle du salarié.
  • Les IK n’indemnisent QUE le carburant, l’usure et l’entretien du véhicule ainsi que son assurance auto. Les autres frais annexes tels que ; parkings, péages, repas ne rentrent pas dans la catégorie IK et doivent être défrayés à part.

Point important à noter sur le plan fiscal : lorsque les frais de déplacements et de voyages du personnel de l’entreprise dépassent les 15 000 €, une déclaration doit être effectuée auprès des services fiscaux sur l’imprimé n° 2067 pour les sociétés et n° 2031 pour les entreprises individuelles. Il doit y être joint une déclaration de résultat de l’entreprise. Ceci pour permettre à l’administration fiscale de vérifier l’adéquation entre les IK, les résultats et le type d’activité de l’entreprise.

L’imputation comptable des IK

Les sommes débitées au titre des IK doivent l’être du compte n° 6251 « Voyages et déplacements »du plan comptable. Cela est valable pour les trois cas de figure que nous allons examiner.

  • Lorsque les IK sont versées à un salarié de l’entreprise, le compte créditeur est le n° 421 « Personnels-Rémunérations dues ».
  • Lorsque les IK sont attribuées au dirigeant de la société, quel que soit son statut (gérant, président…), elles sont portées au crédit du compte n° 467 « Autres comptes créditeurs et débiteurs ».
  • Enfin s’il s’agit d’un associé, l’on crédite le compte n° 455 « Associés-Comptes Courants ».