Nous avons vu sur la page Indemnités kilométriques : les éléments-clefs, la base des modalités d’application des indemnisations kilométriques (les IK en abrégé), pour déplacements professionnels et domicile-travail.
Celles-ci (applicables aux véhicules personnels à moteurs) rentrent dans le cadre plus général du remboursement des frais de déplacements professionnels.
Ils sont régis pour la partie droit du travail par le Code du Travail, et pour la partie sociale et fiscale par le Code de la Sécurité Sociale et le Code Général des Impôts.
Que doit rembourser l’entreprise ?
Sur le plan légal, toutes charges financières ou en nature supportées par le salarié pour l’exécution de son activité professionnelle, doit être compensées par l’employeur.
Lorsque pour des motifs tenant à la marche de l’entreprise, l’un de ses membres utilise son véhicule personnel, la compensation financière basée sur un forfait et dénommée Indemnité Kilométrique doit être appliquée.Cela relève du droit du travail.
Prenons quelques exemples :
- Le (la) comptable de l’entreprise qui deux fois par semaine se rend à la banque de la société située à dix kms de celle-ci avec son véhicule personnel, doit être indemnisé.
- Le salarié qui effectue une partie de son activité sur un site A le matin, et l’autre partie de cette même activité sur un autre site B distant de plusieurs kms l’après-midi, en utilisant son véhicule personnel entre A et B doit être aussi indemnisé.
- Un salarié qui va précéder à des visites de clientèle (encaissement, etc.) avec son moyen de transport automobile personnel à droit à indemnités. Cela concerne bien évidemment les VRP salariés, auxquels l’entreprise ne fournit pas de véhicule de société. Nous verrons par ailleurs le cas particulier des agents Commerciaux.
Que peut rembourser l’entreprise ?
Une entreprise (et tous dirigeants doivent ou devraient le savoir) doit être gérée dans l’intérêt de celle-ci. Pour ce faire les pouvoir-publics on mit en place des « guides de bonnes gestions » que sont les différents Codes (commerce, artisanat, Sécurité Sociale, des Impôts, etc.).
En matière d’IK, l’entreprise doit donc respecter les limites fixées par le législateur ou l’instance réglementaire. Celles-ci peuvent être listées ainsi :
- Les IK doivent être justifiées par des documents individuels précisant : le véhicule utilisé, les dates et heures, les destinations, les trajets, les motifs des déplacements.
- Les motifs doivent être réels et profitables à l’entreprise.
- Le barème officiel des indemnités kilométriques doit être strictement respecté.
- Concernant les IK des dirigeants ou des associés (qui n’ont pas de caractère obligatoire) ils doivent réellement indemniser (au Barème légal) des déplacements professionnels.
- Dans tous les cas de figure les IK doivent indemniser un « préjudice » causé par l’activité professionnelle et non pas être un complément de revenue.
Si l’ensemble de ces conditions est réuni, les IK versées par l’entreprise seront considérées comme des frais que celle-ci engage pour exercer son activité. Elles ne seront donc soumises à aucun prélèvement social ou fiscal.
Quels sont les risques ?
Du simple reclassement par l’URSSAF ou les Impôts des Indemnités Kilométriques en salaire ou prime (avec les charges y affairant), jusqu’à la condamnation pour l’abus de biens sociaux par une juridiction pénale. Telles sont les sanctions que la personne morale (société) ou son/ses dirigeants peuvent encourir.
À noter que contrairement à une opinion rependue, l’abus de biens sociaux par un dirigeant d’entreprise (du simple travailleur indépendant au directeur de multinationale, en passant par les TPE/PME et artisan), ne concerne pas seulement un abus à titre personnel (prise illégale d’intérêts). Lorsque le dirigeant prend une décision contraire à l’intérêt social de son entreprise qui « expose celle-ci de façon anormale à des sanctions pénales ou fiscales et porte atteinte à son crédit et à sa réputation », il commet un abus de biens sociaux.
Voici à titre d’exemple un cas qui n’est pas rare au sein d’une entreprise. Un des commerciaux (salariés) de l’entreprise se détache largement de ses collègues par son CA et la qualité de ses clients D’autre part, il possède un véhicule particulier dont la puissance fiscale est supérieure à 7 CH (limite maximale du Barème IK). Son patron souhaitant le récompenser lui accorde des IK supérieures au dit Barème. Il commet donc une faute contre les intérêts de la société. Il aurait dû : soit augmenter son pourcentage de rémunération, soit lui accorder une prime spéciale de résultat.