Indemnités kilométriques : tout savoir

Définitions

L’indemnité kilométrique (IK) est une compensation financière accordée par une entreprise, à une personne qui utilise son véhicule personnel dans un cadre professionnel.

Le principe fondamental est de compenser pour le propriétaire, les frais engagés par lui au profit de l’entreprise, qui sinon auraient été assumés par celle-ci (véhicule de société).

Il est à noter qu’existe aussi, une possibilité d’indemnisation kilométrique domicile-travail par l’entreprise de type forfaitaire.

les conditions d’attributions des IK pour déplacements professionnels

Plusieurs conditions doivent être réunies pour que s’applique l’indemnité kilométrique.

Le bénéficiaire doit avoir un lien avec l’entreprise et œuvrer au bénéfice de celle-ci. Ce peut être un salarié, un associé ou le dirigeant.

Le véhicule automobile doit être personnel et peut être : une auto, une moto, un scooter, un cyclomoteur. Cela exclut les véhicules d’entreprises. Il est à noter que suite à une expérimentation largement positive de l’ADEME courant 2014, l’indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo (domicile travail) pourrait être généralisée en 2015.

Les déplacements doivent faire l’objet de justificatifs quant à la date, la destination, le trajet, l’objet du déplacement et le kilométrage parcouru. À défaut les IK seront réintégrées dans le salaire par l’URSSAF et soumis à cotisations.
Enfin les IK couvrent l’usure, l’entretien et le carburant utilisé par le véhicule, ainsi que son assurance. Et ce à l’exclusion de tous autres frais tels que parking, repas ou péages. Ceux-ci peuvent éventuellement faire l’objet d’une indemnisation (forfaitaire ou réelle) spécifique sur justificatifs.

Le cas particulier des IK Domicile-Travail

Dans le cas ou un salarié est dans l’obligation d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre à son travail et en revenir, il peut bénéficier d’une indemnisation sur base forfaitaire kilométrique (barème identique aux déplacements professionnels). Un certain nombre de conditions sont requises à l’image de ces derniers.

La personne (qui doit œuvrer au sein de l’entreprise) doit être dans l’impossibilité de recourir à d’autres moyens de transport que le sien propre. Cela peut être pour cause d’absence de transport en commun (domicile à la campagne), d’horaires décalés (travail de nuit), soit éventuellement de travail sur plusieurs lieux différents appartenant à l’entreprise. Dans ce dernier cas il s’agit d’un gain de rentabilité pour l’entreprise qui peut donc être indemnisé).

Le véhicule doit être au nom de la personne (photocopie de carte grise).

Le kilométrage doit correspondre au plus court trajet domicile-travail.

La personne doit s’engager à ne pas transporter (covoiturage) un autre membre de l’entreprise bénéficiant aussi des dites indemnités.
Enfin le nombre de trajets doit correspondre au planning de travail du salarié.

Ce qu’il faut retenir

Tous frais engagés par un membre de l’entreprise (salarié, associés ou dirigeants) pour son activité professionnelle et au profit de celle-ci, doit (obligation légale) être remboursé, soit sur une base forfaitaire (Indemnités Kilométriques) pour les déplacements en véhicules personnels, soit éventuellement au réel pour les autres frais.

Par contre si l’entreprise à obligation de participer à hauteur de 50% aux frais d’abonnement de transport en commun ou de location de vélos, l’indemnisation kilométrique du véhicule personnel reste à sa discrétion et soumise à condition.