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Définitions

L’indemnité kilométrique (IK) est une compensation financière accordée par une entreprise, à une personne qui utilise son véhicule personnel dans un cadre professionnel.

Le principe fondamental est de compenser pour le propriétaire, les frais engagés par lui au profit de l’entreprise, qui sinon auraient été assumés par celle-ci (véhicule de société).

Il est à noter qu’existe aussi, une possibilité d’indemnisation kilométrique domicile-travail par l’entreprise de type forfaitaire.

les conditions d’attributions des IK pour déplacements professionnels

Plusieurs conditions doivent être réunies pour que s’applique l’indemnité kilométrique.

• Le bénéficiaire doit avoir un lien avec l’entreprise et œuvrer au bénéfice de celle-ci. Ce peut être un salarié, un associé ou le dirigeant.

• Le véhicule automobile doit être personnel et peut être : une auto, une moto, un scooter, un cyclomoteur. Cela exclut les véhicules d’entreprises. Il est à noter que suite à une expérimentation largement positive de l’ADEME courant 2014, l’indemnité kilométrique pour les déplacements à vélo (domicile travail) pourrait être généralisée en 2015.

• Les déplacements doivent faire l’objet de justificatifs quant à la date, la destination, le trajet, l’objet du déplacement et le kilométrage parcouru. À défaut les IK seront réintégrées dans le salaire par l’URSSAF et soumis à cotisations.
• Enfin les IK couvrent l’usure, l’entretien et le carburant utilisé par le véhicule, ainsi que son assurance. Et ce à l’exclusion de tous autres frais tels que parking, repas ou péages. Ceux-ci peuvent éventuellement faire l’objet d’une indemnisation (forfaitaire ou réelle) spécifique sur justificatifs.

Le cas particulier des IK Domicile-Travail

Dans le cas ou un salarié est dans l’obligation d’utiliser son véhicule personnel pour se rendre à son travail et en revenir, il peut bénéficier d’une indemnisation sur base forfaitaire kilométrique (barème identique aux déplacements professionnels). Un certain nombre de conditions sont requises à l’image de ces derniers.

• La personne (qui doit œuvrer au sein de l’entreprise) doit être dans l’impossibilité de recourir à d’autres moyens de transport que le sien propre. Cela peut être pour cause d’absence de transport en commun (domicile à la campagne), d’horaires décalés (travail de nuit), soit éventuellement de travail sur plusieurs lieux différents appartenant à l’entreprise. Dans ce dernier cas il s’agit d’un gain de rentabilité pour l’entreprise qui peut donc être indemnisé).

• Le véhicule doit être au nom de la personne (photocopie de carte grise).

• Le kilométrage doit correspondre au plus court trajet domicile-travail.

• La personne doit s’engager à ne pas transporter (covoiturage) un autre membre de l’entreprise bénéficiant aussi des dites indemnités.
• Enfin le nombre de trajets doit correspondre au planning de travail du salarié.

Ce qu’il faut retenir

Tous frais engagés par un membre de l’entreprise (salarié, associés ou dirigeants) pour son activité professionnelle et au profit de celle-ci, doit (obligation légale) être remboursé, soit sur une base forfaitaire (Indemnités Kilométriques) pour les déplacements en véhicules personnels, soit éventuellement au réel pour les autres frais.

Par contre si l’entreprise à obligation de participer à hauteur de 50% aux frais d’abonnement de transport en commun ou de location de vélos, l’indemnisation kilométrique du véhicule personnel reste à sa discrétion et soumise à condition.

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Notre dossier sur le fonctionnement des indemnités kilométriques

> Barème kilométrique 2018

> Les obligations légales

> Les moyens de transport concernés

> La gestion comptable des indemnités kilométriques en entreprise individuelle

> La gestion comptable des indemnités kilométriques en société

> Les frais kilométriques des dirigeants d’entreprise

Les frais kilométriques des agents commerciaux

Nous avons vu sur la page Indemnités kilométriques : les éléments-clefs, la base des modalités d’application des indemnisations kilométriques (les IK en abrégé), pour déplacements professionnels et domicile-travail.

Celles-ci (applicables aux véhicules personnels à moteurs) rentrent dans le cadre plus général du remboursement des frais de déplacements professionnels.

Ils sont régis pour la partie droit du travail par le Code du Travail, et pour la partie sociale et fiscale par le Code de la Sécurité Sociale et le Code Général des Impôts.

Que doit rembourser l’entreprise ?

Sur le plan légal, toutes charges financières ou en nature supportées par le salarié pour l’exécution de son activité professionnelle, doit être compensées par l’employeur.

Lorsque pour des motifs tenant à la marche de l’entreprise, l’un de ses membres utilise son véhicule personnel, la compensation financière basée sur un forfait et dénommée Indemnité Kilométrique doit être appliquée.Cela relève du droit du travail.

Prenons quelques exemples :

• Le (la) comptable de l’entreprise qui deux fois par semaine se rend à la banque de la société située à dix kms de celle-ci avec son véhicule personnel, doit être indemnisé.

• Le salarié qui effectue une partie de son activité sur un site A le matin, et l’autre partie de cette même activité sur un autre site B distant de plusieurs kms l’après-midi, en utilisant son véhicule personnel entre A et B doit être aussi indemnisé.

• Un salarié qui va précéder à des visites de clientèle (encaissement, etc.) avec son moyen de transport automobile personnel à droit à indemnités. Cela concerne bien évidemment les VRP salariés, auxquels l’entreprise ne fournit pas de véhicule de société. Nous verrons par ailleurs le cas particulier des agents Commerciaux.

Que peut rembourser l’entreprise ?

Une entreprise (et tous dirigeants doivent ou devraient le savoir) doit être gérée dans l’intérêt de celle-ci. Pour ce faire les pouvoir-publics on mit en place des « guides de bonnes gestions » que sont les différents Codes (commerce, artisanat, Sécurité Sociale, des Impôts, etc.).

En matière d’IK, l’entreprise doit donc respecter les limites fixées par le législateur ou l’instance réglementaire. Celles-ci peuvent être listées ainsi :

• Les IK doivent être justifiées par des documents individuels précisant : le véhicule utilisé, les dates et heures, les destinations, les trajets, les motifs des déplacements.
• Les motifs doivent être réels et profitables à l’entreprise.
•  Le barème officiel des indemnités kilométriques doit être strictement respecté.
• Concernant les IK des dirigeants ou des associés (qui n’ont pas de caractère obligatoire) ils doivent réellement indemniser (au Barème légal) des déplacements professionnels.
• Dans tous les cas de figure les IK doivent indemniser un « préjudice » causé par l’activité professionnelle et non pas être un complément de revenue.

Si l’ensemble de ces conditions est réuni, les IK versées par l’entreprise seront considérées comme des frais que celle-ci engage pour exercer son activité. Elles ne seront donc soumises à aucun prélèvement social ou fiscal.

Quels sont les risques ?

Du simple reclassement par l’URSSAF ou les Impôts des Indemnités Kilométriques en salaire ou prime (avec les charges y affairant), jusqu’à la condamnation pour l’abus de biens sociaux par une juridiction pénale. Telles sont les sanctions que la personne morale (société) ou son/ses dirigeants peuvent encourir.

À noter que contrairement à une opinion rependue, l’abus de biens sociaux par un dirigeant d’entreprise (du simple travailleur indépendant au directeur de multinationale, en passant par les TPE/PME et artisan), ne concerne pas seulement un abus à titre personnel (prise illégale d’intérêts). Lorsque le dirigeant prend une décision contraire à l’intérêt social de son entreprise qui « expose celle-ci de façon anormale à des sanctions pénales ou fiscales et porte atteinte à son crédit et à sa réputation », il commet un abus de biens sociaux.

Voici à titre d’exemple un cas qui n’est pas rare au sein d’une entreprise. Un des commerciaux (salariés) de l’entreprise se détache largement de ses collègues par son CA et la qualité de ses clients D’autre part, il possède un véhicule particulier dont la puissance fiscale est supérieure à 7 CH (limite maximale du Barème IK). Son patron souhaitant le récompenser lui accorde des IK supérieures au dit Barème. Il commet donc une faute contre les intérêts de la société. Il aurait dû : soit augmenter son pourcentage de rémunération, soit lui accorder une prime spéciale de résultat.